職場競爭力｜遠端不NG！團隊合作的三大重點整理

5 月28

身為「像員工有兼著事情做」的老闆來說，還是與「純」員工有很多的不同。但我這兩篇都是把「正在工作」狀態的老闆當作是員工在討論。老闆需要顧到的面向更多，但工作習慣是不會因為工作內容而改變的。

員工和老闆想的當然不一樣，但如果你是老闆，你更應該了解團隊合作的重要觀念。（延伸閱讀：職場競爭力｜創業好漢看這邊！老闆，你有時候要用員工的思維做事）

以下我整理了關於團隊三個最重要的習慣：

一、注意時間

留意你在工作上花多少時間、在意團隊每個人的時間，有時間觀念非常重要！

留意你在工作上花多少時間

哪個時間要繳交，回推你自己需要多少時間完成，也就是說，如果你要答應別人工作，你要先了解對方給你多少時間完成、個人能力、時間安排上是否可以做到。

我碰過很多新人其實不知道自己需要花多久時間完成該項工作，這時候主管就很重要，你需要先以個人經驗去評估新人是否可以做到，因為他很新、他不懂很正常。如果因為新人的不準時，影響到整個團隊的進度，那是主管失職。

不過，當新人在漸漸上手各項工作的同時，也要學習衡量自身的工作能力，才能準時完成已答應的交辦事項，配合團隊進度。

在意團隊每個人的時間

首先就是「開會準時」，我自己是覺得遲到2分鐘都不被允許的這種準時。如果一定會遲到，就算只是1分鐘，都應該提前讓開會的同事們知道。大家可能可以先從「你不需要參與」的工作開始討論，而不是花時間等你。

每個人時間觀念不同，在一開始工作的時候就要把工作規則訂定好，讓團隊成員都依循，養成好的工作習慣。

二、保持有效率的狀態

每個人有效率的狀態不盡相同，要保持有效率的方法因人而異。像我是一個專注時間差不多最多1小時的人，但必要的時候，我也能整天都在高效率的狀態工作。

我保持高效率的秘訣是：認識工作性質、對應我自己的工作能力、讓自己習慣有效率的工作狀態、適時切換工作模式

認識工作性質

有些工作很花時間思考，硬是待在電腦前是沒有幫助的，在我知道我需要做這份工作的時候，我會分散我工作的時間，把一份大的工作切成小的工作，逐一完成。比如企劃一個一季、年度的專案就是相對花時間（在我之前寫過的 TO專案管理人的教戰手冊（上）：活動企劃與內部溝通（附上google前三名文章示範）有大略描述專案的元素，有興趣可以去看）我會「理解工作」、拆解工作項目，讓自己在應付不同細項工作時都是最好的狀態。

讓自己習慣有效率的工作狀態

要如何保持有效率的工作？關鍵是「讓自己習慣有效率的工作狀態」。我在大學的時候開始「兼職」創業，在沒有人逼我工作的狀況下，我是自發性的工作。那時候我養成了「只要沒效率就不工作」的習慣。現在我很清楚「有效率」是什麼感覺，很快的察覺自己是不是有效率的狀態，並且隨時調整到最佳狀況。

適時切換工作模式

面對不同的工作型態，就好像學生念不同科目的書，適時地切換有助於工作效率的提升。有時候碰到「今天不適合工作」的狀態，其實也不是真的一整天不適合。我會在工作中安插完全放空、休息的時間：運動、聽podcast、看書、甚至是看一些感興趣的Youtube頻道，讓自己的心平靜下來，有種「滿足感」然後再繼續工作。有時候工作中暫時還無法找到「滿足感」，需要外在的休閒娛樂幫忙。不過我會避免一些「完成後仍是感到空虛的休閒娛樂」，這個部分因人而異，只有你自己知道。

通常我喝第二杯咖啡，就是因為我開始工作沒效率了

那如果我喝了第二杯咖啡，又碰到沒效率的時候，我就會多加一份甜點

那…. 如果今天喝了兩杯咖啡、吃了一份甜點，我還是沒效率的話
- 我就會去做「我喜歡的工作」
- 這份工作通常不是最緊急的
- 但這份工作可以提升你的專注力
- 我的話，我會到 pinterest 看一些美麗的排版
- 分享給我的同事 ^_^ （自己沒有要做哈哈）

三、表達明確

表達不明確有兩種狀況，一、你本來就不擅長表達，二、因為某些原因，不想表達這麼清楚

如果是前者：不擅長表達

這裡教你幾個技巧：

條列式/ 列點表達（以下示範）
減少使用代名詞，直接使用名字；如果沒有名字，就為他命名；很難命名，用「示意圖」

我叫做Tia, 我在交付工作的時候，我會直接寫「Tia」負責XXX, 而不是寫「我」負責XXX
我也很少用「他說…」「之前那份給我」「上次那頁網站幫我改」
我會很明確的說 Joanna說…. , 《潛力素人錄取通知書》給我, 這裡幫我改（直接給他看示意圖）
- 以下為實際的截圖，那時候我正在修改網站
- 我希望間距窄一點，我就會直接畫出來希望的大小，而不是說「窄一點」
- 因為每個人對「窄」的定義都不一樣
- 我會說：我要這個的間距

先表達你的規劃，再進行討論

尤其是一個「新的提案」，很需要提案者「先行規劃」，而不是丟出一句「我覺得我們可以辦類似的活動」，讓大家用不同角度去思考你的話。如果是一個認真的提案，我會要求很明確的敘述。不需要有很精美的簡報，用草稿文件條列你的想法，越完整越好。

之前有寫過「行銷計畫怎麼擬？」的文章教學，任何提案都可以使用這樣的邏輯（延伸閱讀：商業通識課｜行銷計畫怎麼擬？｜至少要涵蓋這三大要素）

如果是後者：因為某些原因，不想表達清楚

某些原因可能是「自己做錯事」「別人做錯事」「不想得罪人」「懶得說明，反正他也聽不懂」等。這些原因在工作上都很常見，不過這裡想說的是：説話明確不代表說話「直接」、或是「傷人」。具體的表達你的想法，避免過度婉轉讓人誤解你的意思，才能達到更好的溝通品質。

最近疫情嚴峻，很多人都轉到遠距工作。遠距工作更講求溝通品質及效率，希望這篇分享對大家有幫助！祝福大家都能平安的度過這次的疫情。

我最近有開「創業工作坊」，主題是「如何兼職創業」。這個工作坊是有門檻限制的，有興趣者可以到活動頁面填寫報名表：防疫聯名工作坊
上面有不同的工作坊、也陸續新增不同的工作坊，歡迎追蹤 @asifpass_，有新的工作坊都會在這裡公告！

（本文取自Tiachou官網）

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